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Der Katalog des Shedhalle-Archivs umfasst Sammlungen und Dokumentationen, die 2015 als öffentlich zugänglich galten und im dem dafür vorgesehenen Raum in der Shedhalle, dem sogenannten "Archiv", vorhanden waren. Bei diesem Archiv handelt es sich nicht um ein Archiv im engeren Sinne, da die betriebsinternen Geschäftsdokumente nicht darin enthalten sind.

Das Projekt Online-Katalog Archiv Shedhalle wurde von 2014 bis 2017 mit dem Ziel realisiert, diesen Bestand öffentlich zugänglich und recherchierbar zu machen. Beim Einführen der neuen Systematik wurde darauf geachtet, die verschiedenen vergangenen Anläufe, diese Sammlungen zu ordnen und zugänglich zu machen, nicht zu überschrieben, sondern sichtbar zu erhalten. Im neuen Katalog wurden die diversen, sich teils widersprechenden Datenbanken und Tabellen, in denen die Dokumente bisher unvollständig erfasst worden waren, zusammengeführt. Damit steht nun ein einheitliches System zur Recherche und Erfassung von Neuzugängen bereit.

Aufarbeitung 2014-2017

Bestandesaufnahme

Eine erste Sichtung der Bestände machte die Vielfalt von Anläufen, die Bestände zu ordnen und teilweise in Tabellen und Datensätzen zu repräsentieren, deutlich. Das Ordnungssystem setzte sich aus verschiedenen, nicht trennscharfen Teilen zusammen. Entsprechend waren die über 3000 Dokumente des Shedhalle-Archivs nach verschiedenen Signatur-, Themen- und Farbsystemen geordnet und nur zum Teil in einer der vorgefundenen Datenbanken erfasst.

Die Präsenz jedes einzelnen dieser Dokumente im Archiv der Shedhalle und sein Platz innerhalb eines der Klassifikationssysteme ist für sich genommen bereits eine Spur der Aktivitäten der Shedhalle und dokumentiert das Interesse, zu bewahren und zu erinnern. Aus diesem Grund werden diese Dokumente und ihre Anordnung als Selstdokumentation und Abblild der thematischen Interessen der Shedhalle begriffen.

Neustrukturierung des Bestandes

Um die einzelnen Dokumente auffindbar zu machen und die vorgefundenen Sammlungen weiterführen zu können, musste eine Entscheidung getroffen werden, die eine einfache Regel an die Hand gibt, nach der die eingehenden Dokumente zugeordnet und eingereiht werden können.

Es wurde ein neues Signatursystem eingeführt, das das Bestehende ersetzte. Dazu wurden zwei Orte des Sammelns eingerichtet, die zusammen vier Sektionen umfassen, die unabhängig voneinander weitergeführt werden können:

Das Archiv mit dem Signaturpräfix Ar, dessen Dokumente als selbstbezogen oder shedhallespezifisch bezeichnet werden können. Die hier eingereihten Sektionen sind mit der Absicht entstanden, die Tätigkeiten der Shedhalle zu dokumentieren und aufzubewahren. Dazu gehört der Bestand der Dokumentation (Ar D), also Projektordner (Dokumentationen der Projekte mit Bildern, Notizen, Entwürfen und Berichten sowie weiterer grauer Literatur), sowie ein Bestand von verschiedenen Zusammenstellungen von Dokumenten und Materialen zu Themen, Personen usw. die als Kompilationen (Ar K) erfasst sind.
Die Sammlung mit dem Signaturpräfix Ha. Diesem gehören die Dokumente (Bücher, Hefte, Audio- und Videoaufzeichnungen …) an, die wegen thematischer Interessen oder institutionellen oder persönlichen Beziehungen (Schriftentausch, Zeitschriftenabonnemente, …) in die Shedhalle gelangen. Darin sind Bücher sowie AV-Materialien zu finden, die erworben oder von der Shedhalle selbst publiziert oder einst als Teil einer Ausstellung gezeigt wurden. Dieser Bestand bildet die Interessensgebiete der Shedhalle ab und versammelt Dokumente, die als relevante Beiträge zu einem Diskurs erachtet und angeschafft wurden. Die vorgefundenen Zeitschriftenreihen (Ha Z) bilden einen eigenen Teilbestand des Handapparats, da sie periodisch erscheinen und die Entscheidung sie zu sammeln nicht für eine einzelne Ausgabe, sondern für eine fortlaufende Reihe getroffen wurde. Als Ausnahme gelten dabei einzeln angekaufte Ausgaben, die wie die anderen Dokumente im Handapparat (Ha) abgelegt sind.

Die Ordnung des physischen Raums orientiert sich nach den zwei neu bestimmten Orte des Sammelns und deren Bestände. Die ehemalige Ordnung der Dokumente nach Themenfelder wurde verworfen, da es die Person, die ein Objekt einzureihen hat, vor unlösbare Probleme gestellt hat. Um den Ordnungsansatz nach Themen beizubehalten, blieben die Dokumente in der angetroffenen Reihenfolge an Ort und Stelle und wurden mit der neuen Signatur überschrieben, sodass die ehemalige Ordnung in ihrem Standort erhalten blieb und diese beim Stöbern in den Gestellen nach wie vor zur Geltung kommt.

Die Weiterführung des Handapparats (sowie der restlichen Bestände) folgt seither einer einfachen chronologischen Regel: neu eingegangene Dokumente werden am Ende eingeordnet. So wird künftig über die räumliche Nähe der Dokumente das Interesse des Kuratoriums abgebildet, das entscheidet, welche Dokumente anzuschaffen sind. Was mit den Farben und Kategorien zuvor örtlich gelöst wurde, leistet die neue Software mit Verschlagwortung und Kategorisierung. Eine Eigenheit der vorgefundenen Bestände war, dass viele Objekte mit anderen in Beziehung gebracht wurden, indem in einer Datenbank einzelnen Titeln die Namen von Shedhalle-Projekten zugeordnet waren. Diese Verbindung zwischen den beiden Teilen ging über die Position im Gestell hinaus. Sie konnte in die nun digital bestehende Ordnung übertragen und durch den neuen Einsatz einer relationalen Datenbank erweitert und verfeinert werden.

Neuzugänge und Weiterführung

Während der Arbeit an der neuen digitalen und analogen Einrichtung wurden diverse Dokumente aufgefunden, deren Eingang in diesen Raum unergründlich blieb. Von nun an soll beim Eingang jedes Objekts die Frage gestellt werden, was die Motivation ist, ein bestimmtes Objekt in diesem Körper abzulegen. Entweder erscheint es als ein Dokument, das die Tätigkeit der Shedhalle dokumentiert, womit es der Abteilung „Archiv“ zugeordnet wird. Handelt sich dagegen um ein Objekt, das seinen Weg in die Shedhalle fand, um sich in einem Diskurs zu positionieren und relevante Beiträge zur Hand zu haben, wird in den Handapparat gestellt. Auch diese Unterteilung wird manchmal nicht mit Eindeutigkeit vorgenommen werden können, doch wird damit die Entscheidung dokumentiert, die die zukünftige Archivbetreuung für jedes eingehende Objekt gefällt haben wird.

Ausblick

Im Zuge der Einführung des Katalogs wurden rund 1000 Neuerfassungen von Zeitschriften und anderen Materialien mit Titel und Publikationsjahr vorgenommen. Diese sind als "unvollständig" vermerkt.

Eine vollständige Erfassung aller Dokumente konnte nicht vorgenommen werden. Es liegt eine Vielzahl an kürzlich von Katharina Morawek angekauften Büchern zur Erfassung bereit.

Darunter befinden sich diverse Bücher aus dem Schriftenzausch mit anderen Institutionen, die als neuen Teilbestand des Handapparats erfasst und die somit eigenständig weitergeführt werden können.

Die Verzeichnung der Relationen zwischen Projekttiteln und anderen Dokumenten ist noch nicht abgeschlossen. Es finden sich einige Dokumente (zum Beispiel ein Teil der Audiomaterialien), die mit Projekttiteln in Verbindung stehen, diese Relation jedoch noch nicht eingetragen wurde.

Die Videodokumente, die Projekte der Shedhalle dokumentieren, sind im Prozess der Digitalisierung und sollen als Sichtungskopien in einem Media-Browser verfügbar sein. Neben rund 100 miniDVs, gibt es wahrscheinlich auch VHS-Kassetten, die zur Zeit im Handapparat abgelegt sind, die aber die Geschehnisse in der Shedhalle dokumentieren. Um diese ausfindig zu machen dient der aktuelle Katalog als Grundlage. Dies gilt auch für zahlreiche Veranstaltungen, die mit Audioaufzeichnungen dokumentiert wurden und die bisher noch nicht digitalisiert sind, jedoch zukünftig auch auf dem Media-Browser abrufbar sein werden.

Alle Video und Audiomaterialien werden zur Sicherung digitalisiert und archivgerecht aufbewahrt werden. Ein Teil wird bereits im Magazin, dem nicht öffentlichen Ort des Sammelns, als Zwischenlösung aufbewahrt.

Der Online-Katalog des Shedhalle-Archivs kann zudem mit der Erfassung der Geschäftsakten, die zur Zeit im Magazin gelagert sind und mit weiteren Text- und Büchersammlungen, die bisher nicht öffentlich waren, ergänzt werden. In Zuge dessen soll auch eine Präzisierung der Terminologien zur Benennung der einzelnen Sammlung erneut diskutiert werden.

Mit der Einführung des Online-Katalog Shedhalle-Archiv und dessen Veröffentlichung wird dieser einem breiten Gebrauch eröffnet, durch den mit Sicherheit Fehler und Ungereimtheiten auftauchen werden. Diese können mit dem neuen System leicht behoben werden.

Die neu gewonnene Möglichkeit sich einen Überblick über den Bestand der Shedhalle zu verschaffen ist auch als Voraussetzung gedacht, sich mit anderen Institutionen und ihren Rechercheportalen zu vernetzen und erhaltenswerte Dokumente vor ihrem Zerfall zu sichern. Es wurde eine Zusammenarbeit mit MemoriAV für die Archivgerechte Aufbewahrung sowie die Erstellung von Nutzungskopien aller archivierungswürdigen Audio- und Videomaterialien initiiert.

Mai 2017, Zürich

Silvan Hillmann und René Birrer

Was zuvor geschah

1996 «Doku-Stelle» Bühne für Recherche, Literatur, Zeitschriften, Video und Musik, die parallel zum Ausstellungsprogramm von der Öffentlichkeit benützt werden konnte.
2004 «Dan Wilkinson» baute eine Archiv-Landschaft mit Lounge und Sichtungsstation. Das komplette Archivmaterial musste nun neu sortiert werden. Gleichzeitig bot sich die Gelegenheit Videos, welche sich in diversen Schränken angehäuft hatten, auch zu erfassen und einzusortieren.
2005 «Marina Belobrovaja» erstellt eine umfassende Filemaker-Datenbank von der Bibliothek und führt ein Signatursystem ein. An einer lokalen Arbeitsstation kann der Katalog abgefragt werden.
2010 bis 2011 «Never look back» Susanna Perin und Alice Cantaluppi: Archiv sortiert und in Rubriken gefasst, denen eine Farbe zugeteilt wurde, um Informationen, Publikationen und Videos rund um die in den 90er Jahren in der Shedhalle produzierten Projekte zu erschliessen.
2012 bis 2014 «Archivgruppe» Maria Mosayebi, Inge Moser, Simone Schardt und Andrea Thal arbeiten erstmals das Archivmaterial und die Projektdokumentation auf.